الثلاثاء, مايو 18, 2021
المُستثّمِرالرئيسيةميليسنت كلارك تكتب لـ”المستثمر”.. كيف تضمن المؤسسات استمرارية الأعمال عن بعد؟

ميليسنت كلارك تكتب لـ”المستثمر”.. كيف تضمن المؤسسات استمرارية الأعمال عن بعد؟

أدى وباء “كوفيد-١٩” إلى تبني العديد من الشركات وسائل جديدة في العمل، بما في ذلك سياسة العمل عن بعد للموظفين. ولا شك أن أولويات الشركات في الأوقات العصيبة كتلك التي نمر فيها الآنهي سلامة وأمان للموظفين، التي تتماشى في الوقت عينه مع ضمان مواصلة الإنتاجية.

من هنا، إليكم بعض الإرشادات التي يمكن للمنظمات اتباعها لضمان ارتباط العمل عن بُعد بشكل وثيق مع استمرارية ونجاح الأعمال.

التواصل هو المفتاح

تعتبر الشفافية والوضوح بين القيادة العليا والموظفين ضرورة حتمية. ففي حين يجب على المؤسسات ضمان إبقاء العمال على اطلاع بأبرز التحديثات والمستجدات الداخلية، عليها أيضًا التأكد من معرفتهم بالإجراءات التي تم الإعلان عنها من قبل السلطات الرسمية المعنية. كما يجب اعتماد هذا الأمر كأحد الموارد لمشاركتها مع العملاء لاحقًا، وتقدير الخطوات اللاحقة إلى تقدير قادة الناس،الذين يقع على عاتقهم أيضًا مشاركة المستجدات مع الموظفين عبر رسائل البريد الإلكتروني أو أي وسيلة تواصل أخرى يفضلونها.

ومن المهم أيضًا شعور الموظفين إلى حد ما بوجود سياسة “الباب المفتوح” خلال فترة العمل عن بُعد، إذ يساهم ذلك في تسهيل التفاعل المتبادل. وهنا تلعب وسائل الاتصال المعتمدة خلال فترة العمل عن بعد دورًا هامًا، لا سيما حين يتم إطلاع الفريق الأوسع عليها، حيث يتوقع حضور الاجتماعات التي حدّدت مسبقًا.

عدة أدوات سهلة

قبل شروعك وفريقك في رحلة العمل عن بُعد، عليك التأكّد من وجود جميع الأدوات المناسبة لإنجاح هذا الأمر، ويتعلّق ذلك بالبرمجيات والتجهيزات التي تفضل مؤسستك استخدامها. إلا ان الهدف الرئيسي هو إتمام الأنشطة اليومية بكفاءة، بالإضافة إلى الحدّ من الأخطاء التقنية الجسيمة.

ومن أهم ما تتضمنه عدة الأدوات الخاصة بأي فريق: جهاز الحاسوب المكتبي أو المحمول أو اللوحي، إنترنت عالي السرعة، ملحقات الأجهزة المحمولة الأساسية، برمجية موثوقة لمؤتمرات الفيديو، وأداتك المفضلة لإدارة المهام والمشاريع.

الدعوة إلى اعتماد طرق جديدة في العمل

حتمًا، العمل عن بُعد هو بحد ذاته طريقة محيّرة لإتمام الأعمال، لا سيما في حال اعتدت بشكل كبير على العمل في المكتب. من ناحية أخرى، إنه الوقت الأنسب لاختبار مهاراتك القيادية، واختبار فريقك مدى قدرته على المرونة في هذه الأوقات المليئة بعدم اليقين.

قد يكون تحدي نماذجنا وتحليلاتنا مهمة صعبة، لكن في إمكانها تحويل ديناميات الفريق بشكل جذري للأفضل. لذا، خُد الوقت الكافي لتسخير الظروف التي تمر بها من أجل الاستفادة من نجاحات فريقك ومعالجة نقاط الضعف لديهم، بينما تحدّد فرص التقدّم والنجاح. عليك إذًا ان تخرج بمعرفة واستنتاج أفضل عن دينامية فريقك، كي تعتاد على النهج الجديد بالإدارة لاحقًا.

انصح زملاءك

يجب مراعاة سلامة وأمان فريق عملك بشكل مستمر خلال أوقات التغيير وعدم اليقين، خصوصًا إن العمل عن بُعد في هذه الفترات قد يؤدي إلى الشعور بالتوتّر والقلق لبعض الموظفين. وإلى جانب التأثيرات السلبية التي قد يولّدها ذلك على أعمالك، فإن الأثر السلبي طويل الأجل قد يمس بالاستقرار العاطفي لدى الموظفين. لذا، من المهم أيضًا وضع التفكير المتعاطف في سلم أولوياتك عند التعامل معهم، بالإضافة إلى مساعدتهم في تخطي المسائل الخاصة بصحتهم النفسية.

من هنا، سوف يساهم تطبيق الذكاء العاطفي والسلوكي عبر طرق الاتصال الخاصة بك في التقليل من مشاعر القلق أو الضغوطات الداخلية التي قد يشعر بها فريق العمل وسط ظروف العمل الحالية. وهذا بدوره سيؤدي إلى تعبير الموظفين بأريحية كاملة عن مخاوفهم، بينما يولّد شعورًا بالوحدة والتفاهم ضمن الفريق الأوسع.

وضع المبادئ التوجيهية الواضحة

من أجل قيادة القوى العاملة بكفاءة، يجب وضع المبادئ التوجيهية الواضحة كي يتقيّد بها الموظفون. فاجمع دليلًا شاملًا يتضمّن الأحكام المتعلّقة بالإجازات المرضية وتلك مدفوعة الأجر، ووزّعه على الفريق الأوسع. سوف يؤدي ذلك إلى التخفيف من أي ارتباك في شأن إدارة الأعمال والتغييرات الإجرائية.

وكما دائمًا، حافظ على خط الاتصال المفتوح بينك وبين الزملاء، حتى لو احتاجوا إلى مشورة حول موقف ما.

صندوق المقترحات الافتراضي

من الأفضل لتبيان نجاح سياسة العمل عن بُعد غير الموظفين؟

على المؤسسات أن تشجع العاملين فيها على التحدّث عن التحديات التي يواجهونها خلال عملهم عن بُعد، إذ يساهم ذلك في معالجة أي مسائل مستقبلية قد تطرأ. أما بالنسبة للموظفين، فيمكنهم تسليط الضوء على العناصر التي ساهمت في جعل عملهم عن بُعد أكثر سهولة، بالإضافة إلى مشاركة زملائهم بأبرز الدروس المستفادة خلال هذه الفترة، كي يتم تكييفها في الوظائف الأخرى.

التخطيط لحالات الطوارئ

جميعنا يعلم ان الأمور لا تسير وفقًا للخطة دائمًا، وينطبق هذا بشكل خاص في الحالات المجهولة التي يشوبها الغموض. في المقابل، على القيادة العليا ان تأخذ حالات الطوارئ تلك في عين الاعتبار، وان تكون على كامل الجهوزيّة للتغلب على العقبات غير المبرّرة.

وقد يتفاوت ذلك بين الحصول على مجموعة واسعة من المهام غير المتوقّعة من العملاء من جهة وبين وجود خلل في نظام مؤسسة ما من جهة أخرى. إلا أننا نأمل أن يكون فريق تكنولوجيا المعلومات لديكم مجهزًا بشكل جيّد للتعامل مع مواقف كهذه، وأن تسمح قنوات الاتصال الخاصة بكم بتفويض المهام للفريق الأوسع. ومع ذلك، سوف تعمل خطة الطوارئ كسترة نجاة في حال حصول أي نكسات غير متوقّعة أو في حال فشلت جميع الوسائل الأخرى.

سوف يعرض القادة طرق تفكيرهم الاستراتيجية ويخلقوا فرصهم الخاصة من أجل ضمان استمرارية الأعمال والمرونة، بدلًا من التكيّف مع الظروف المتغيّرة. وفي ظل التغييرات الجوهرية والهيكلية في صناعتك، من شأن خطة الطوارئ السماح لك بموضعة مؤسستك كرائدة في السوق، بالإضافة إلى حثّك على تقديم المقترحات القيّمة.

تبنَّ المبادئ الثلاثة التالية:

الاستباقية

من الضروري توقّع التوقّف المفاجئ عن بعض المهام القائمة، بسبب بطء العمليات لدى العملاء. وقد يكون هذا هو الوقت الأنسب لمعالجة المشاريع التي لم تسنح لك الفرصة بإتمامها بعد. ولمَ لا تجعل هذه الفترة مميّزة من خلال تقديم المقترحات الاستباقية لعملائك من جهة، والتفكير مليًا بخططك الاستراتيجية من جهة أخرى.

الإنتاجية

أبذل المجهود للتأكّد من عمل موظفيك بفعالية وإنتاجية تامة.

فعادة ما يتبع الموظفون المنتجون روتين عمل يومي، لذا، حاول محاكاة ذلك مع ثقافة العمل عن بُعد لديك. وكي يشعر الموظفون بأن العمل من المنزل لا يختلف كثيرًا عن إمضاء يوم عادي في المكتب، يمكنك تشجيعهم باستمرار على الاستراحة في فترة الغداء أو على قطع التواصل إلكترونيًا مع انتهاء ساعات الدوام.

الإيجابية

لدى سلوك وتصوّرات الموظفين تأثير بارز على العمل الذي نقوم به. وبالمقابل، يعتبر تزويد فريق العمل بالمعنويات العالية والإيجابية أمر في غاية الأهمية في ظل الأوقات المليئة بعدم اليقين كتلك التي نمر بها الآن. لذا، حاول مشاركتهم بالتأكيدات الإيجابية، سواء كان ذلك عبارة عن فكاهة أضحكتك أو إطراء توجّهه للزملاء حول عملهم الرائع.

بقلم ميليسنت كلارك، الرئيس الإقليمي للموارد البشرية، بنك ستاندرد تشارترد، إفريقيا والشرق الأوسط

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *